Un magazin online își crește vânzările cu jumătate, încheie anul cu profit și totuși fondatorul constată că în cont sunt mai puțini bani decât la început. Explicația nu ține de o eroare contabilă. Profitul se calculează din venituri și cheltuieli, numerarul din încasări și plăți, iar între ele s-au așezat stocuri mai mari și facturi încă neîncasate.
Situația este urmărită mai jos pe un caz ipotetic, cu cifre rotunde, preluat din materialele publicate de Contarea, platformă care explică antreprenorilor și managerilor cum se citesc cifrele unei firme. Firma din exemplu este fictivă și are doar rol ilustrativ, însă mecanismul este cel cu care se întâlnesc firmele de comerț aflate în creștere rapidă.
Cazul: un magazin online care crește cu 50% într-un an
Magazinul fictiv are vânzări de 1.600.000 lei în primul an și de 2.400.000 lei în al doilea. Creșterea este de 800.000 lei, adică exact 50%. Profitul net al celui de-al doilea an este de 120.000 lei. Pe hârtie, este un an bun, iar fondatorul se așteaptă ca soldul bancar să fi urcat cam cu aceeași sumă.
Soldul a scăzut însă. Cum se ajunge aici? Pentru a vinde mai mult, un magazin ține de regulă mai multă marfă în depozit. Dacă o parte din clienți plătesc la termen ori banii din livrările cu plata la curier sosesc cu întârziere, facturile rămân o vreme neîncasate. Termenele primite de la furnizori compensează doar o parte din acest decalaj.
De ce profitul nu este același lucru cu banii
Profitul este diferența dintre venituri și cheltuieli, indiferent de momentul încasării sau al plății. O vânzare facturată în decembrie și încasată în februarie este venit în decembrie. Contul de profit și pierdere o arată ca pe un câștig al anului încheiat, deși banii intră abia în anul următor.
Diferența dintre profit și bani nu dispare, ci se adună în trei locuri din bilanț: în stocuri, în creanțe și în datoriile către furnizori. Analiza financiară le strânge într-un indicator, necesarul de fond de rulment, prescurtat BFR:
BFR = stocuri + creanțe − datorii de exploatare
Formula este una uzuală în analiză și nu are o definiție legală. Sensul ei este intuitiv: stocurile și creanțele sunt bani ai firmei care stau, deocamdată, pe raft sau la clienți, iar datoriile de exploatare sunt bani ai altora de care firma se folosește până la scadență. Ce rămâne trebuie finanțat din altă parte.
Calculul care explică golul din cont
În cazul ilustrativ de pe Contarea, BFR urcă de la 120.000 lei la 270.000 lei. Creșterea este de 150.000 lei. Într-un calcul simplificat, această sumă se compară direct cu profitul net: 150.000 lei blocați în plus, față de 120.000 lei câștigați. Necesarul suplimentar depășește profitul cu 30.000 lei. Cu alte cuvinte, tot profitul anului a fost absorbit de marfă și de sume încă neîncasate, iar restul de 30.000 lei a fost acoperit din banii pe care magazinul îi avea deja ori din bani împrumutați.
Al doilea calcul este și mai grăitor. Raportat la cifra de afaceri, BFR era de 7,5% în primul an (120.000 ÷ 1.600.000) și a ajuns la 11,25% în al doilea (270.000 ÷ 2.400.000). Nu a crescut doar volumul, ci și suma blocată pentru fiecare leu vândut. Dacă proporția ar fi rămas la 7,5%, vânzărilor de 2.400.000 lei le-ar fi corespuns un BFR de 180.000 lei. Din creșterea de 150.000 lei, 60.000 lei vin așadar din volumul mai mare, iar 90.000 lei din faptul că firma a ajuns să lucreze cu stocuri și creanțe mai mari în raport cu vânzările.
Alte locuri în care pleacă banii fără să apară în profit
BFR nu explică întotdeauna totul. Banii mai pleacă în investiții, care nu apar integral drept cheltuială în anul plății. Pleacă în ratele de capital ale creditelor, care micșorează soldul bancar, dar nu și profitul. Pleacă în dividende și în impozitul pe profit.
Există și un efect în sens invers. Amortizarea reduce profitul fără să scoată bani din firmă, pentru că plata s-a făcut la cumpărarea bunului. O firmă cu amortizare mare poate avea, din acest motiv, mai mult numerar decât sugerează profitul. Toate aceste elemente se cer puse pe aceeași foaie înainte ca fondatorul să tragă o concluzie despre anul încheiat.
Creșterea se finanțează dinainte, nu din mers
Un BFR în creștere nu este o greșeală în sine. O firmă care vinde mai mult are nevoie, firesc, de mai multă marfă și acordă mai mult credit clienților. Greșeala este lipsa planificării. Finanțarea creșterii se stabilește dinainte, iar variantele sunt cunoscute: un credit, termene mai lungi negociate cu furnizorii sau eșalonarea achizițiilor, astfel încât marfa să intre pe măsură ce se vinde.
Diferența dintre cele două abordări se vede în momentul în care apare golul. Fondatorul care a planificat știe din timp cât îi va lipsi și de unde acoperă. Cel care nu a planificat află din extrasul de cont și negociază în grabă, de pe o poziție slabă. Mecanismul este descris pe larg într-un articol despre firma profitabilă care rămâne fără bani, de unde provin și cifrele cazului de mai sus.
Ce întrebări duce fondatorul la contabil sau la analist
Trei întrebări transformă constatarea în plan de lucru:
- Cât BFR revine la un leu de vânzări în fiecare trimestru? Urmărit pe trimestre, raportul arată din timp dacă blocajul crește mai repede decât vânzările.
- Ce parte din stoc se rotește rar? Marfa care stă luni întregi pe raft ține bani pe loc fără să aducă vânzări pe măsură.
- Ce termene de plată are firma la furnizori față de cele acordate clienților? Când clienții plătesc mai târziu decât plătește firma, diferența se acoperă din resurse proprii.
Pentru calcul, Contarea pune la dispoziție unealta BFR și ciclul de numerar, care determină zilele de stoc, de încasare și de plată. Ca toate uneltele platformei, face calculul direct în browser, fără cont, iar cifrele introduse nu pleacă de pe calculatorul utilizatorului. Rezultatele sunt orientative și nu țin loc de opinie profesională. Interpretarea pe cifrele reale se face împreună cu contabilul sau cu un specialist autorizat.
Lecția cazului nu este că magazinele ar trebui să crească mai încet. Este că, la o firmă de comerț, o creștere rapidă cere de regulă bani înainte de a aduce bani, iar cifra care anunță acest lucru nu se află în contul de profit și pierdere, ci în bilanț.
